เอกสารการส่งออก

เมื่อผู้ประกอบการเตรียมความพร้อมในเรื่องของสินค้า การจดทะเบียนต่างๆ รวมถึงมีประเทศเป้าหมายที่จะทำการส่งออก แล้ว ขั้นตอนต่อมา ผู้ประกอบการจำเป็นต้องศึกษาและทำความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารการส่งออก ซึ่งประกอบด้วย

1. ใบขนสินค้าขาออก – เมื่อเราต้องการส่งสินค้าออก จะต้องใช้ใบขนส่งสินค้าขาออก ในการแจ้งข้อมูลสินค้าให้กับศุลกากรทราบ ประกอบไปด้วย ประเภทสินค้า ราคาและจำนวน เพื่อให้นำทางศุลกากรนำไปคิดภาษีและจัดเก็บข้อมูลการนำเข้า-ส่งออกของเราได้ (ในส่วนนี้มักดำเนินการโดยบริษัทขนส่ง) ซึ่งแบ่งเป็น 4 ประเภท

(1) แบบ กศก.101/1 ใบขนสินค้าขาออก ใช้สำหรับการส่งออกในกรณี ดังต่อไปนี้

การส่งออกสินค้าทั่วไป
การส่งออกของส่วนบุคคลและเอกสิทธิ์
การส่งออกสินค้าประเภทส่งเสริมการลงทุน (BOI)
การส่งออกสินค้าจากคลังสินค้าทัณฑ์บน
การส่งออกสินค้าที่ขอชดเชยค่าภาษีอากร
การส่งออกสินค้าที่ขอคืนอากรตามมาตรา 19 ทวิ
การส่งออกสินค้าที่ต้องการใบสุทธิน ากลับ
การส่งสินค้ากลับออกไป (RE-EXPORT)

(2) แบบ กศก.103 คำร้องขอผ่อนผันรับของ/ส่งของออกไปก่อน ใช้สำหรับการขอส่งสินค้าออกไปก่อนปฏิบัติ พิธีการใบขนสินค้าขาออกในลักษณะที่กรมศุลกากรกำหนดไว้ ในประมวลระเบียบปฏิบัติศุลกากร พ.ศ. 2544

(3) แบบ A.T.A. Carnet ใบขนสินค้าสำหรับนำของเข้าหรือส่งของออกชั่วคราว ใช้สำหรับพิธีการส่งของออก ชั่วคราวในลักษณะที่กำหนดในอนุสัญญา

(4) ใบขนสินค้าพิเศษสำหรับรถยนต์และจักรยานยนต์นำเข้าหรือส่งออกชั่วคราว ใช้สำหรับการส่งออกรถยนต์ และจักรยานยนต์ชั่วคราว

2. ใบตราส่งสินค้า ใบตราส่งสินค้า จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ ใบตราส่งสินค้าทางเรือ (Bill of Lading) และใบตราส่งสินค้าทางอากาศ (Air Way Bill)

(1) ใบตราส่งสินค้าทางเรือ (B/L, Bill of lading) เป็นเอกสารที่มีความสำคัญมาก เป็นหลักฐานในการขนส่งสินค้าทางเรือ ผู้ส่งออกจะต้องให้ข้อมูล (ชนิดสินค้า, น้ำหนัก, ผู้ซื้อ ,ผู้ขาย) กับทางผู้ให้บริการ ขนส่ง (บริษัทขนส่ง) เพื่อออกเอกสารนี้ โดยสายเรือจะเป็นผู้ออกให้กับผู้ใช้บริการ ส่วนผู้นำเข้าต้องใช้ เอกสารนี้ และจะต้องตรวจแบบร่างก่อนที่จะออกเอกสารตัวจริงเพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

(2) ใบตราส่งสินค้าทางอากาศ (AWB, Airway Bill) เป็นเอกสารที่คล้ายกับใบตราส่งสินค้าทางเรือ แต่มีข้อมูลบางส่วนที่แตกต่างกัน เนื่องจากเป็นการขนส่งคนละประเภท

3. บัญชีราคาสินค้า (Invoice) ใบแสดงมูลค่าของสินค้า หรือที่เราคุ้นเคยในชื่อว่า Invoice เป็น เอกสารสำคัญที่จะต้องใช้ทุกครั้งในการส่งออกและการทำพิธีศุลกากร โดยในเอกสารนี้จะแสดงมูลค่าสินค้า เพื่อผ่านพิธีการศุลกากร และส่งเป็นหลักฐานแสดงมูลค่าของสินค้าไปยังต่างประเทศได้

PI, Proforma Invoice คือใบเรียกเก็บเงินโดยจะมีการบอกราคาสินค้า
CI, Commercial invoice คือใบสำคัญที่ผู้ส่งออกจะต้องออกใบนี้ให้กับผู้นำเข้าใช้สำหรับแนบไปกับเอกสารอื่นเพื่อออกของกับกรมศุลกากร

4. บัญชีรายละเอียดบรรจุหีบห่อ (PL / Packing List) หรือใบแสดงรายละเอียดบรรจุหีบห่อของผู้ส่งออก เป็นเอกสารเพื่อใช้บอกข้อมูล คือ จำนวน น้ำหนัก และขนาดของสินค้าอย่างละเอียด รวมถึง เพื่อแจ้งว่าสินค้าใด ถูกบรรจุมาอย่างไรและอยู่กล่องไหน ซึ่งตัวแทนออกของ หรือ Shipping ตลอดจนบริษัทขนส่งที่ทำหน้าที่รับผิดชอบจะต้องเก็บรักษาเอกสารให้ดี เพื่อไม่ให้เกิดความยุ่งยากและเสียเวลา

5. หนังสืออนุญาตสำหรับสินค้าควบคุม (ถ้ามี) (License) หรือหนังสืออนุญาตสินค้าควบคุมขาเข้า (Import License) และขาออก (Export License) ของการค้าระหว่างประเทศ เป็นเอกสารนำเข้า ส่งออก ที่ผู้ต้องการส่งออกสินค้าจะต้องลงทะเบียนเป็นผู้นำเข้าและส่งออกกับทางกรมศุลกากรด้วย จึงจะดำเนินพิธีการศุลกากรได้

6. ใบรับรองต่างๆ (Certificates)

C/O, Certificate of Origin คือ ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า (กรณีขอลดอัตราอากร) เป็นเอกสาร ยืนยันแหล่งผลิตของสินค้าว่าผลิตจากที่ไหน วัตถุดิบที่ใช้ผลิตมาจากที่ใด เข้ากับข้อกำหนดการยกเว้น หรือลดภาษีหรือไม่ ซึ่งเอกสารนี้จะช่วยลดต้นทุนการนำเข้าและส่งออกได้มาก การออกใบนี้จะต้อง ได้รับการรับรองจากหน่วยงานราชการ และผู้รับผิดชอบเอกสารนี้คือ กรมการค้าต่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์ โดยในบางประเทศที่เราส่งออกสินค้าไป จะสามารถขอใบ C/O นี้เพื่อนำไปใช้ ลดหย่อนภาษี หรือเพื่อใช้สิทธิพิเศษของกรมศุลกากรแต่ละประเทศได้
Certificate of Health หรือ Health Certificate คือ หนังสือรับรองคุณภาพและอนามัยของสินค้า สำหรับสินค้าประเภทอาหารและสินค้าทางการเกษตร
Certificate of Fumigation คือ ใบรับรองการรมยา ใช้ในการรับรองว่าสินค้านั้นได้มีการรมยาเพื่อป้องกันเชื้อราหรือแมลงที่อาจเกิดขึ้นในการขนส่ง ใช้กับสินค้าทุกชนิดที่ผลิตจากพืชหรือไม้
Phytosanitary Certificate คือ ใบรับรองการปลอดโรคและศัตรูพืช เพื่อแสดงว่าสินค้าของเรา ปลอดภัย และไม่มีการระบาดของโรคพืชต่างๆ
Certificate of Analysis คือ ใบวิเคราะห์สินค้า เป็นเอกสารทางวิทยาศาสตร์เพื่อบอกถึงส่วนประกอบต่างๆ ที่มีอยู่ในสินค้า และรับรองว่าปลอดภัย
Insurance Certificate คือ ใบประกันภัยสินค้า เป็นการบ่งบอกว่าสินค้านั้นได้มีการทำประกันภัยสินค้า เพื่อป้องกันความเสี่ยงและความเสียหายของสินค้าในระหว่างการขนส่ง โดยการทำประกันภัย จะครอบคลุมค่าเสียหายสูงสุดถึงกว่า 90% ของมูลค่าสินค้า

7. ใบสั่งซื้อสินค้า (Order) เป็นเอกสารที่ผู้นำเข้าจะส่งให้ผู้ส่งออกหรือผู้ขายสินค้า เพื่อเปิดการสั่งซื้อ ซึ่งในปัจจุบันสามารถใช้การเขียนอีเมลหรือใบ Inquiry ไปที่ผู้ขายแทนได้ เป็นการสะดวกกว่า และทำ ให้ผู้ขายสามารถส่ง PI มาให้ได้เลย

8. เอกสารอื่น ๆ

Export Permit คือ ใบอนุญาตการส่งออกของสินค้า ใช้กับสินค้าบางชนิดที่ต้องมีการขอใบอนุญาตการส่งออกก่อน เช่น สินค้าเกษตรกร หรือวัตถุดิบบางประเภท เป็นต้น
Pink Form คือ ใบรับรองแหล่งผลิต แหล่งกำเนิดอาหารปลอดโรค ออกโดยสำนักโรคติดต่อทั่วไป กรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณะสุข
แคตตาล็อกต่าง ๆ เพื่อใช้ประกอบการจัดส่งสินค้า

ขั้นตอนการดำเนินพิธีทางศุลกากร

การขอใบรับรองต่างๆ ที่ประเทศปลายทางกำหนด เช่นใบรับรองทางด้านความปลอดภัยและมาตรฐานสินค้า
การขอใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าจากกรมการค้าต่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์ เพื่อให้ผู้นำเข้า ได้รับการลดหย่อนภาษีศุลกากรในตอนนำเข้า และทำให้สินค้าของไทยมีความได้เปรียบทางด้านราคา
ติดต่อจองเรือบรรทุก หรือเครื่องบิน ในกรณีที่ต้องขนส่งทางอากาศ ทำเรื่องการประกันภัยสินค้าให้เรียบร้อย
วางแผนจัดการส่งออกตามเงื่อนไขที่ผู้ซื้อระบุไว้ในหนังสือสั่งซื้อสินค้าที่เรียกว่า L/C หรือ Letter of Credit ทุกประการ มิฉะนั้นอาจจะไม่ได้รับเงินค่าสินค้า
จัดทำเอกสารเพื่อผ่านพิธีการศุลกากร ซึ่งจะต้องมีเอกสารต่อไปนี้

5.1 ใบขนสินค้าขาออก

1. ผู้ส่งออกหรือตัวแทนส่งข้อมูลใบขนสินค้าขาออกและบัญชีราคาสินค้า (Invoice) ทุกรายการจากเครื่อง คอมพิวเตอร์ของผู้ส่งออกหรือตัวแทนมายังเครื่องคอมพิวเตอร์ของกรมศุลกากร โดยผ่านบริษัทผู้ให้บริการระบบ แลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

2. เมื่อเครื่องคอมพิวเตอร์ของกรมศุลกากรตรวจสอบข้อมูลในใบขนสินค้าขาออกส่งมาถูกต้องครบถ้วนแล้ว จะออกเลขที่ใบขนสินค้าขาออกและตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆที่กรมศุลกากรกำหนดไว้ เพื่อจัดกลุ่มใบขนสินค้าขาออกเป็น 2 ประเภท ดังต่อไปนี้และแจ้งกลับไปยังผู้ส่งออกหรือตัวแทน เพื่อจัดพิมพ์ใบขนสินค้า

ใบขนสินค้าขาออกที่ต้องตรวจสอบพิธีการ (Red Line)

ใบขนสินค้าประเภทนี้ผู้ส่งออกหรือตัวแทนต้องนำใบขนสินค้าไปติดต่อกับหน่วยงานประเมินอากรของท่าที่ผ่านพิธีการ

ใบขนสินค้าขาออกที่ไม่ต้องตรวจสอบพิธีการ (Green Line)

ใบขนสินค้าขาออกประเภทนี้ ผู้ส่งออกสามารถชำระค่าอากร (ถ้ามี) และดำเนินการนำสินค้าไปตรวจปล่อยเพื่อส่งออกได้เลยโดยไม่ต้องไปพบเจ้าหน้าที่ประเมินอากร

5.2) บัญชีราคาสินค้า (Invoice) จำนวนต้องเท่ากับจำนวนใบขนสินค้าขาออกที่ยื่นทั้งหมด

5.3) บัญชีรายละเอียดการบรรจุหีบห่อ (Packing List)

5.4) คำร้องขอให้ทำการตรวจสินค้าและบรรจุเข้าตู้คอนเทนเนอร์

6. การผ่านพิธีการศุลกากร ผ่านระบบ อิเล็กทรอนิกส์

7. ผู้ส่งออกแนบเอกสารการส่งออกและใบรับรองทุกอย่างไปพร้อมกับสินค้า