นอกจากการเตรียมเอกสารต่างๆ เพื่อเข้าพบผู้ซื้อหรือลูกค้าแล้ว ผู้ประกอบการควรจะศึกษาธรรมเนียมและนิสัยใจคอในการดำเนินธุรกิจของผู้ซื้อหรือคู่ค้าไปเป็นอย่างดี เพื่อทำให้การเจรจาได้ผลลัพท์ที่ต้องการ

คำแนะนำในการเจรจาต่อรองกับคู่ค้าประเทศต่างๆ

ที่	ประเทศ	คำแนะนำ
1.	สหรัฐอเมริกา	นัดหมายล่วงหน้า เจรจาตรงต่อเวลา และเสร็จสิ้นตรงตามตามเวลาที่กำหนดเช่นเดียวกัน ควรเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องให้พร้อม บุคคลที่ไปเจรจากับชาวอเมรกันควรเป็นบุคคลที่สามารถตัดสินใจได้ทันที การประสบตาคู่สนทนาระหว่างการเจรจาหรือประชุมเป็นเรื่องสำคัญ เข้าสู่บทสนทนาที่เตรียมมาได้ทันทีโดยไม่จำเป็นต้องทักทายถามไถ่เรื่องทั่ว ๆ ก่อน
2.	สหพันธ์สาธารณรัฐเยอรมนี	นัดหมายล่วงหน้า เจรจาตรงต่อเวลา และเสร็จสิ้นตรงตามตามเวลาที่กำหนดเช่นเดียวกัน การทักทายด้วยการจับมือถือเป็นเรื่องสำคัญ การยืนคุยควรเว้นระยะหว่างอย่างน้อย 1 ช่วงตัว คนเยอรมันพูดจาตรงไปตรงมา ไม่อ้อมค้อม ข้อเสนอต่าง ๆ ของคู่เจรจาควรบอกตรงไปตรงมาว่าได้หรือไม่ได้เช่นกัน
3.	ราชอาณาจักรเดนมาร์ก	นัดหมายล่วงหน้า เจรจาตรงต่อเวลา และเสร็จสิ้นตรงตามตามเวลาที่กำหนดเช่นเดียวกัน ควรเจรจาต่อรองอย่างตรงไปตรงมา การยกเลิกนัดหมายถือว่าเป็นเรื่องที่ไม่พึงกระทำอย่างยิ่ง คนเดนมาร์กเป็นคนมีอารมณ์ขัน แต่อารมณ์ขันเรื่องการพูดคุยเหยียดเชื้อชาติ เพศ สีผิวต้องห้ามโดยเต็มขาด การติดต่อนัดหมายในวันหยุดหรือหลังเวลางานถือเป็นเรื่องไม่สมควรอย่างยิ่ง
4.	ญี่ปุ่น	นัดหมายล่วงหน้า เจรจาตรงต่อเวลา และเสร็จสิ้นตรงตามตามเวลาที่กำหนดเช่นเดียวกัน ควรเจรจาต่อรองค่อนข้างช้า ใช้เวลานานในการตัดสินใจ ชาวญี่ปุ่นไม่ตอบปฏิเสธแต่จะใช้คำว่า “we will do our best, but it will be difficult” ซึ่งก็คือการปฏิเสธนั่นเอง การให้และรับนามบัตรนั้นสำคัญมาก ถ้ารับนามบัตรจากใช้ญี่ปุ่นต้องยืนรับทั้งสองมือและสนใจในรายละเอียดบนนามบัตร การรับแล้วเก็บทันทีถือว่าเป็นเรื่องไม่พึ่งกระทำ ลำดับอาวุโสถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญ
5.	เครือรัฐออสเตรเลีย	นัดหมายล่วงหน้า เจรจาตรงต่อเวลา และเสร็จสิ้นตรงตามตามเวลาที่กำหนดเช่นเดียวกัน และระหว่างการเจรจาหรือประชุมต้องทำตามหัวข้อการประชุมที่ได้แจ้งไว้ล่วงหน้าเท่านั้น การพูดนอกประเด็นถือว่าเป็นเรื่องที่ไม่เหมาะสม ชาวออสเตรเลียจะบอกความต้องการของตนเองอย่างไม่อ้อมค้อมและคาดหวังว่าคู่เจรจาจะกระทำเช่นเดียวกัน ขณะเดียวกันการตัดสินใจอาจจะใช้เวลา ซึ่งต้องสร้างความเชื่อใจและแสดงมิตรไมตรีที่จริงใจก่อน ชาวออสเตรเลียจึงจะตัดสินใจร่วมธุรกิจด้วย
6.	สาธารณรัฐแอฟริกาใต้	การประชุมหรือนัดหมายกระทำล่วงหน้า อย่างไรก็ตามเรื่องความตรงต่อเวลาอาจจะไม่เคร่งครัดเหมือนชาติตะวันตก ควรพูดคุยเรื่องทั่วไปเพื่อสร้างความคุ้ยเคยก่อนการเจรจาต่อรองทางธุรกิจ ความสัมพันธ์ที่ดีส่งผลต่อผลลัพท์ทางธุรกิจ
7.	สาธารณรัฐประชาชนจีน	ลำดับอาวุโส ตำแหน่งหน้าที่การงานและเพศในการเจรจาต่อรองถือเป็นเรื่องที่คู่เจรจาต้องรู้ล่วงหน้า เพศชายถือว่าเป็นเพศของผู้นำ ดังนั้นคู่เจรจาควรให้เพศชายเป็นผู้นำทีม ควรสร้างความสัมพันธ์ที่ดีก่อนดำเนินธุรกิจร่วมกันเป็นเรื่องสำคัญ
8.	สาธารณรัฐอินเดีย	การเจรจาต่อรองกับหน่วยงานของภาครัฐอาจจะค่อนข้างยึดหยุ่นเรื่องเวลา แต่ถ้าคู่เจรจาธุรกิจเป็นภาคเอกชนการตรงต่อเวลาถือเป็นเรื่องสำคัญ ชาวอินเดียอาจจะไม่พูดตรงๆ ถึงความต้องการของตนเอง โดยเฉพาะการพบปะกันในระยะแรกๆ ควรสร้างสัมพันธ์ที่ดีและความไว้เนื้อเชื่อใจกับชาวอินเดียให้ได้ก่อน ผลลัพท์ทางธุรกิจที่จะตามมา การต่อรองในเรื่องต่างๆ ถือว่าเป็นเรื่องปกติในการเจรจาต่อรอง
9.	สาธารณรัฐสังคมนิยมเวียดนาม	ชาวเวียดนามให้ความคัญกับลำดับอาวุโส ตำแหน่งหน้าที่การงานมีความสำคัญเป็นอย่างมาก การไม่ตรงต่อเวลาและการเปลี่ยนแปลงนัดหมายถือเป็นเรื่องค่อนข้างจะยอมรับได้ในการดำเนินการเจรจาธุรกิจชาวเวียดนามให้สำคัญกับความสนิทสนม หรือมิตรไมตรีที่ดีก่อนทำธุรกิจร่วมกัน การหาพันธมิตรทางธุรกิจที่เป็นชาวเวียดนามด้วยกันเองเพื่อให้เป็นคนกลางในการเจรจาต่อรองจึงถือว่าเป็นเรื่องที่ควรปฏิบัติ
10.	สหพันธรัฐมาเลเซีย	การเจรจาต่อรองกับคู่ค่าชาวมาเลเซียสามารถกระทำได้ทั้งแบบตรงไปตรงนาหรืออ้อมค้อม ขึ้นอยู่กับคู่สนทนาเป็นสำคัญ การจับมือและการสวมกอดถือเป็นการทักทายที่สำคัญในการพบปะกัน แต่ไม่ควรถูกเนื้อต้องตัวเพศตรงข้าม เวลาในการประชุมอาจจะตรงหรือไม่ตรงเวลาก็ได้ขึ้นอยู่กับผู้จัดประชุมจะเป็นคนกำหนด ลำดับอาวุโส ตำแหน่งหน้าที่การงานมีความสำคัญเป็นค่อนข้างมาก
11.	สาธารณรัฐอินโดนีเซีย	การประชุมหรือนัดหมายกระทำล่วงหน้า อย่างไรก็ตามเรื่องความตรงต่อเวลาอาจจะไม่เคร่งครัดเหมือนชาติตะวันตก การเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกเวลานัดหมายถือเป็นเรื่องปกติ ชาวอินโนนีเซียชอบการเจรจาต่อรองอย่างตรงไปตรงมา ไม่จำเป็นต้องมีการสร้างสัมพันธ์หรือพูดคุยเรื่องทั่วๆ ไปก่อนเจรจาทางธุรกิจ ชาวอินโดนีเซียให้ความลำดับอาวุโส ตำแหน่งหน้าที่การงานมีความสำคัญเป็นอย่างมาก
12.	สาธารณรัฐฟิลิปปินส์	การประชุมหรือนัดหมายกระทำล่วงหน้า อย่างไรก็ตามเรื่องความตรงต่อเวลาถือเป็นเรื่องสำคัญ ควรตรงไปตรงมาไม่ในการเจรจาต่อรอง การสบตาคู่เจรจาเป็นเรื่องที่สำคัญ การตัดสินใจทางธุรกิจจะขึ้นอยู่กับผู้บริหารสูงสุดขององค์กร ชาวฟิลิปินส์ที่เป็นเพศหญิงได้รับการยอมรับและมีบทบาทอยู่ในระดับสูงขององค์กรไม่แพ้เพศชาย
13.	ราชอาณาจักรกัมพูชา	การประชุมหรือนัดหมายกระทำล่วงหน้า อย่างไรก็ตามเรื่องความตรงต่อเวลาถือเป็นเรื่องสำคัญ ควรตรงไปตรงมาไม่ในการเจรจาต่อรอง ชาวกัมพูชาให้ความสำคัญกับการสร้างสัมพันธ์ มิตรไมตรีและการไว้เนื้อเชื่อใจก่อนที่จะตกลงทำธุรกิจด้วย
14.	สหรัฐเม็กซิโก	การประชุมหรือการนัดหมายสามารถเลื่อนหรือเปลี่ยนไปตลอดเวลา การไม่ตรงต่อเวลาสามารถยอมรับได้ การสื่อสารนั้นควรหลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่ตรงไปตรงมาจนเกินไป เพราะอาจจะทำให้มีการตีความผิดหรือไม่สุภาพได้ การทักทายนั้นนอกจากจะจับมือกันแล้วยังสามารถสวดกอดได้ทั้งเพศชายและหญิง ไม่ควรหลีกเลี่ยงบทสนทนาเกี่ยวกับการค้ายาเสพติดหรือเหตุการณ์ความรุนแรงต่างๆ อำนาจในการตัดสินใจขึ้นอยู่กับผู้นำสูงสุดขององค์กร
15.	สหพันธ์สาธารณรัฐบราซิล	การประชุมหรือนัดหมายกระทำล่วงหน้า การตรงต่อเวลานัดหมายเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ชาวบราซิลชอบการสื่อสารที่ตรงไปตรงมา ควรการสบตาคู่สนทนาอยู่ตลอดเวลา การตัดสินใจขึ้นอยู่กับผู้บริหารสูงสุดขององค์กร และผลลัพท์และการตัดสินใจค่อนข้างล่าช้า
16.	สาธารณรัฐอาหรับอียิปต์	การประชุมหรือนัดหมายเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การไม่ตรงต่อเวลานัดหมายเกิดขึ้นบ่อยครั้งและถือว่าเป็นเรื่องปกติในอียิปต์ การพูดคุยเรื่องทั่วๆ ไป เพื่อสร้างความคุ้นเคยก่อนเข้าเรื่องธุรกิจเป็นเรื่องที่พึ่งกระทำในการดำเนินธุรกิจในอียิปต์ ชาวอียิปต์ให้ความนับถือบุคคลจากตำแหน่งหน้าที่การงานและการเงินค่อนข้างมาก การตัดสินใจหรือการแก้ปัญหาความขัดแย้งจะขึ้นอยู่กับผู้บริหารสูงสุดขององค์กร ระมัดระวังเรื่องการพูดถึงหลักศาสนาอิสลามในทางที่ไม่ดีโดดเด็ดขาด
17.	ราชอาณาจักรซาอุดีอาระเบีย	การประชุมหรือนัดหมายกระทำล่วงหน้า การไม่ตรงต่อเวลานัดในบางครั้งเป็นที่ยอมรับได้ ระยะเวลาในการประชุมสามารถเลยกำหนดเวลาได้ ระหว่างการสนทนาควรสบตาคู่สนทนาตลอดเวลา การสื่อสารสามารถทำได้ 2 รูปแบบ ทั้งตรงไปตรงมาและทางอ้อม ซึ่งขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ชาวอิยิปต์ให้ลำดับอาวุโส ผู้หญิที่ทำงานนอกบ้านยังไม่ค่อยเป็นที่ยอมรับมากนัก
18.	รัฐกาตาร์	การประชุมหรือนัดหมายโดยไม่แจ้งล่วงหน้าสามารถกระทำได้ การตรงต่อเวลานัดหมายไม่ถือว่าเป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ได้ บอยครั้งที่การประชุมไม่มีหัวข้อประชุมหรือไม่มีการจดบันทึกการประชุม การจับมือเป็นการทักทายที่ปกติ ชาวการ์ต้าให้ความสำคัญกับหน้าที่และฐานะการงาน ดังนั้นการตัดสินใจจึงมาจากผู้บริหารระดับสูง อย่างไรก็ตามชาวการ์ต้าส่วนใหญ่สามารถสื่อสารภาษาอังกฤษและยอมรับ ในวัฒนธรรมตะวันตกเป็นอย่างดี
19.	สาธารณรัฐตุรกี	การประชุมหรือนัดหมายกระทำล่วงหน้า การตรงต่อเวลานัดหมายเป็นเรื่องที่สำคัญมาก การไม่เข้าร่วมประชุมหรือนัดหมายถือว่าไม่มีความเป็นมืออาชีพ ระหว่างสนทนาควรสบตาผู้สนทนาตลอดเวลาเพื่อแสดงถึงความจริงใจ การตรงไปตรงมาไม่อ้อมค้อมเป็นสิ่งที่ยอมรับในการทำงาน พบปะ นัดหมายของชาวตุรกี บ่อยครั้งที่ชาวตุรกีใช้ความสัมพันธ์ส่วนตัวมาทำให้งานเป็นไปอย่างราบรื่น การตัดสินใจขึ้นอยู่กับผู้บริหารสูงสุดขององค์ก
20.	สหรัฐ-อาหรับเอมิเรตส์	การประชุมหรือนัดหมายกระทำล่วงหน้า การตรงต่อเวลานัดหมายเป็นเรื่องที่สำคัญมาก และต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมง เวลาที่ใช้ในการประชุมสามารถเลยกำหนดเวลาเดิมได้ องค์ขยายใหญ่ในสหรัฐ-อาหรับเอมิเรตส์ ส่วนใหญ่เป็นคนในครอบครัวบริหารกันเอง การตัดสินใจจึงขึ้นอยู่กับบุคคลในครอบครัวหลายคน คน UAE ละเอียดรอบคอบมาก ดังนั้นการดำเนินธุรกิจจึงต้องระยะเวลานานพอสมควร ความสัมพันธ์ที่แน่แฟ้นส่วนตัวจะช่วยทำให้ธุรกิจราบรื่นขึ้น

เทคนิคการวิเคราะห์ลักษณะผู้ซื้อ/คู่ค้า

Experienced Buyers : จะไม่พูดมาก พูดจาตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม ไม่กลัวการขายหรือเจรจาต่อรอง

สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องทำ : ขอโอกาสให้ลองทำงานให้ หรือขอเป็น ตัวเลือกเผื่อ supplier เจ้าเดิมผลิตไม่ทัน ที่สำคัญพูดแล้วต้อง ทำได้ เพื่อสร้างความเชื่อมั่นและได้เป็นคู่ค้าในระยะยาวต่อไป

New-to-Business Buyers : พูดมาก พยายามข่มว่าตนเองรู้มาก เพราะกลัวโดนหลอก/โกง บางครั้งจะมีการต่อราคาโหด ๆ

สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องทำ : เน้นสร้างความไว้ใจว่าเน้นสร้าง Business Partner เปิดเผยข้อมูลอย่างตรงไปตรงมา จริงใจ ให้ความเป็นกันเอง

นอกจากการเตรียมพร้อมด้านการก่อนพบคู่ค่าผู้ประกอบการควรจะศึกษาธรรมเนียมและนิสัยใจคอในการดำเนินธุรกิจของผู้ซื้อหรือคู่ค้า เพื่อทำให้การเจรจาได้ผลลัพท์ที่ต้องการ รูปแบบของข้อตกลงที่เป็นรายลักษณ์อักษรจะแสดงออกมาในรูปแบบของเอกสารสัญญาซื้อขาย เพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับคู่ค้าทั้ง 2 ฝ่ายต้องปฏิบัติตามข้อตกตาม Sale Contract หรือ Sale Confirmation หรือ Proforma Invoice ในรูปเอกสารที่เป็นกระดาษ (Hard File) หรือ ผ่านส่งเป็นไฟล์ (Soft File) ซึ่งรายละเอียดข้อตกลง (Agreement on General Terms & Conditions of Business) หรือ บันทึกข้อตกลง (Memorandum of Agreement) ซึ่งผู้ประกอบการต้องเตรียมข้อมูล เพื่อใช้เป็นข้อมูลเบื้องต้นในการเจรจาต่อรอง ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามข้อตกอย่างเป็นการในภายหลังได้ ซึ่งข้อมูลที่ต้องเตรียมมีดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลตกลงเกี่ยวกับคุณภาพสินค้า รายละเอียดประกอบด้วย

ลักษณะการพิจารณาคุณภาพและมาตรฐานของสินค้า
จุดหรือแหล่งที่มีการพิจารณาคุณภาพ
การกำหนดผู้ที่รับผิดชอบในกรณีที่สินค้าไม่เป็นไปตามคุณภาพที่ตกลงกัน

2. ข้อตกลงเกี่ยวกับปริมาณสินค้า

การทำหนดหน่วยมาตรฐานในการวัดปริมาณสินค้า
การแจ้งปริมาณสินค้าโดยรวมและโดยสุทธิหักจากน้ำหนักของภาชนะที่บรรจุ

3. ข้อตกลงเกี่ยวกับราคา

การกำหนดเงินสกุลที่ใช้ในการตกลงซื้อขาย
การตกลงเงื่อนไขของราคา

4. ข้อตกลงด้านการส่งมอบ

การระบุประเภทของการขนส่ง
การระบุช่วงเวลาในการทำข้อตกลงจนถึงการส่งมอบสินค้า
การกำหนดความรับผิดชอบในการส่งมอบสินค้าล่าช้ากว่ากำหนด

5. ข้อตกลงเกี่ยวกับการชำระสินค้า

วิธีในการชำระสินค้า
การแจ้งเงื่อนไขในวิธีการชำระค่าสินค้าที่ตกลง
ระยะเวลาที่ต้องทำการเปิดหนังสือเครดิต (L/C) หลังจากมีการทำข้อตกลง

6. ข้อตกลงเกี่ยวกับภาระเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากความไม่แน่นอนของอัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา

7. ข้อตกลงเกี่ยวกับเงื่อนไขการประกันภัย

ประเภทของการประกันภัยและการครอบคลุม
การกำหนดวงเงินเอาประกันภัย

8. ข้อตกลงเกี่ยวกับค่าขนส่งสินค้าและการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการประกันภัย

การกำหนดผู้รับผิดชอบและปริมาณค่าใช้จ่ายในกรณีที่เกิดการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการประกันภัย

9. ข้อตกลงเกี่ยวกับการเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น กรณีของการเกิดภัยธรรมชาติ จนทำให้ทั้งฝ่ายไม่สามารถทำตามข้อตกลงได้

10. ข้อตกลงเกี่ยวกับการเรียกร้องค่าเสียหา เช่น ในกรณีที่สินค้าไม่ตรงตามปริมาณและคุณภาพที่กำหนด

11. ข้อตกลงเกี่ยวกับการฟ้องร้องเมื่อเกิดกรณีขัดแย้ง เช่น การใช้กฎหมายของประเทศใดเป็นเกณฑ์ตัดสิน